OBJETIVO
De acuerdo con la Norma
Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation
of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo del
auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la
existencia y condición del inventario.
REQUISITOS SEGÚN LA
NIA 501
Si el inventario es un rubro de importancia relativa en los
estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría
suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por
medio de:
a.
Presencia en el conteo físico del inventario, a
menos que no sea factible para:
i.
Evaluar las instrucciones y procedimientos de la
administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del
inventario
ii.
Observar la realización de los procedimientos de
conteo de la administración
iii.
Inspeccionar el inventario
iv.
Realizar pruebas físicas selectivas al recuento
realizado por la compañía; y
b.
Realizar procedimientos de auditoría sobre las
cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si
reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.
RESPONSABILIDAD
La administración de la compañía tiene la responsabilidad de
establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar
y registrar los ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor
es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a
conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.
BUENAS PRÁCTICAS EN
UN INVENTARIO FÍSICO
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una
buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases
importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un
tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de
producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.
CONCILIACION CON LOS
LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un
elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema
de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final
es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste
contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL
AUDITOR
Es necesario para el Auditor estar presente en el momento
del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas
para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la
compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este
inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre
y sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que
el Auditor puede ejecutar al momento de la realización del inventario físico.
Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de
situaciones, simplemente queremos que sirvan de punto de partida para el
mejoramiento de nuestra práctica de auditoría.
a.
Procedimientos previos al inventario
1.
Efectuar una revisión del instructivo del
procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las
instrucciones son adecuadas y claras (Tomar como punto de partida las buenas
prácticas de un inventario físico que se encuentran en esta guía). Es
recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al
inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del
auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna
2.
Verificar que la administración de la compañía
comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de
inventario físico con anterioridad al conteo
3.
Verificar si la compañía tiene bajo custodia
inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser
incluido para cubrir posibles faltantes
4.
Realización de un recorrido por las
instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de
las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo
5.
Verificar que el inventario obsoleto, dañado,
discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y
separado
6.
Verificar que se suspendió la entrada y salida
de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para
controlar el movimiento de inventario)
7.
Verificar que las planillas del conteo están pre
numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la
efectividad del conteo
8.
Verificar la correcta estructuración de los
grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que
cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del
inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté
familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras
9.
Verificar si existe una adecuada segregación de
funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo,
de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las
tarjetas de conteo utilizadas
10.
Acompañamiento en la realización del corte de
documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo
b.
Procedimientos durante la ejecución del
inventario
1.
Verificar que el inventario se ejecuta de
acuerdo con las instrucciones
2.
Verificar la correcta supervisión de los equipos
de conteo
3.
Verificar que no existan espacios vacíos entre
los ítems que se están contando
4.
Cuando el inventario está empacado, el Auditor
puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar
que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado
5.
Selección de los ítems más representativos del
inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del
cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente
proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor
debe ser el tamaño de la muestra
6.
Con el fin de verificar la integridad del
inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de
inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el
Kárdex
7.
Verificación de las medidas de seguridad para el
acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega
8.
Verificación de la existencia de equipos contra
incendio vigentes.
9.
Identificación y cuantificación del inventario
obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación
c.
Procedimientos finales del inventario
1.
Determinación de las diferencias entre el primer
y segundo conteo
2.
Verificación de la ejecución de tercer conteo
por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo
3.
Verificación de la conciliación del conteo
físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias
importantes.
4.
Verificación del ajuste de las diferencias
presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros.
Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia
el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no
tenga a su cargo la custodia del inventario
5.
Verificación de la conciliación del Kárdex
valorizado y el libro mayor.
6.
Con base en el inventario dañado, obsoleto,
descontinuado o de lenta rotación, identificado en la toma física de
inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar a
31 de diciembre
ALGUNAS FORMAS DE
CUBRIR FALTANTES
A continuación enumeramos algunos de los métodos con los que
se pueden cubrir faltantes en la toma física, con el fin de que el auditor los
conozca y los tenga presentes al momento de realizar el inventario.
1.
Dejar espacios vacíos entre los productos
2.
Incluir cajas vacías o con productos que no
corresponden a la referencia
3.
Incluir productos que han sido dados de baja por
la compañía por estar, dañados, obsoletos, descontinuados o con lenta rotación
4.
Incluir productos que no corresponden a la
referencia
5.
Incluir en el inventario productos que no
pertenecen a la compañía. Ejemplo, productos en custodia de la compañía.
6.
Intercambiar referencias, es decir, referencia
que están sobrando trasladarlas a productos que hacen falta
7.
Manipulación de equipos de medición. Ejemplo:
Pesas.
8.
Una inadecuada segregación de funciones.
Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son las mismas que lo
custodian.
¿QUE PASA CUANDO EL
INVENTARIO NO SE REALIZAR AL CORTE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
Si el conteo físico no se realiza en la fecha de corte de
los estados financieros, ejemplo noviembre 30, el auditor, además de participar
en el conteo físico, deberá realizar procedimientos que le permitan obtener
evidencia suficiente y adecuada que le permita verificar si están registrados
de manera apropiada los movimiento del inventario (entradas, salidas y otros)
entre la fecha del conteo y la fecha de corte de los estados financieros.
INVENTARIO EN PODER
DE UN TERCERO
Si existe inventario de propiedad de la compañía que está en
poder de un tercero y su valor es significativo, el auditor deberá obtener
evidencia suficiente y adecuada respecto a la existencia y condición de dicho
inventario, mediante uno o ambos de los siguientes procedimientos:
1.
Confirmando con el tercero las cantidades y
condición del inventario bajo su responsabilidad.
Normalmente la confirmación que envía el tercero no incluye la condición
del inventario, por lo anterior, el auditor puede programar la realización de
una inspección para verificar su condición.
2.
Participando en el conteo físico
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