Estos son algunos ejemplos que nos pueden ayudar a identificar hechos
inusuales o sospecho dentro los procesos que podrían ser un indicio de fraude:
EJEMPLOS BANDERAS ROJAS GENÉRICAS PARA CICLO DE VENTAS - CUENTAS POR
COBRAR
- Alto nivel de reclamos por
saldos de cuentas incorrectas.
- Falta de correlatividad en
la numeración de las facturas, notas de débito, de crédito y documentos comerciales
en general.
- Documentos comerciales
duplicados.
- Recaudaciones y/o recibos no
asociados a facturas o boletas.
- Diferencia en los saldos con
respecto a las circularizaciones.
- Inexistencia de revisión
independiente de condiciones de crédito, pago y precios para clientes.
- Aprobación de clientes
nuevos sin antecedentes suficientes.
- Variaciones inusuales en el
monto de ventas a proveedores.
- Cantidad inusual de ajustes
contables.
- Demoras excesiva en la
conciliación de la cuenta corriente del cliente
- Manejo indebido de los
deudores morosos o en litigio
- Inexistencia de listas o
políticas de precios y/o de otorgamiento de créditos
- Descripciones demasiado
abreviadas en las facturas
- Relación entre descuentos
otorgados y las ventas realizadas por cliente, vendedor, etc
- Débito y créditos no
aplicados, por cliente y responsable de emisión
- Ventas por cliente, muy
superiores a los promedios históricos
- Notas de crédito emitidas
para vulnerar límites de crédito
- Montos acumulados de crédito
por persona
- Ventas a clientes con límite
de crédito excedido.
- Débito y créditos no
aplicados, por cliente y responsable de emisión.
- Código y/o nombre de
clientes duplicados.
- Clientes con datos
compartidos (nombre, domicilio, cuenta bancaria, etc.) y distinto código.
- Número de NIT duplicados,
inconsistentes o erróneos.
- Clientes con límites de
crédito superiores a un % de las variaciones inusuales a los límites de
crédito de compras promedio, definido por la organización.
- Clientes con saldos
inconsistentes acorde a las operaciones registradas.
- Variaciones de lista de
precios de venta superiores a un % definido por la organización.
- Saldos de crédito vencidos
con una antigüedad significativa.
- Variaciones inusuales
respecto de los límites de crédito.
- Variaciones inusuales de
bonificaciones por cliente.
- Gran número de devoluciones
luego de cada cierre del ejercicio.
- Registro de ventas ficticias
para cobrar comisiones o bonos indebidamente.
EJEMPLOS BANDERAS ROJAS GENÉRICAS PARA CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR
PAGAR
- Compras acumuladas por
proveedor.
- Compras por montos
superiores al promedio histórico o compras acumuladas por persona.
- Ruptura de la correlatividad
en la numeración de las órdenes de compra, informes de recepción y órdenes
de pago.
- Facturas de proveedores no
asociadas a órdenes de compra y/o informes de recepción.
- Relación entre notas de
débito-crédito y compras por proveedor-comprador.
- Documentos comerciales
duplicados.
- Documentos anulados
frecuentemente.
- Monto de compras acumulado
por comprador.
- Proporción excesiva que
representan las notas de débito y de crédito sobre las compras de cada
proveedor.
- Variaciones de costos superiores
a un % establecido por la organización.
- Variaciones de plazo de pago
superiores a un número de días definido por la organización.
- Variaciones de
bonificaciones superiores a un % establecido por la organización.
- Órdenes de pago no asociadas
a facturas.
- Compras autorizadas por
encima del límite del comprador.
- Pagos a la orden de una
empresa o persona distinta del proveedor.
- Comparación de frecuencias y
montos acumulados de compras a proveedores de un mismo rubro.
- Pagos fechados antes del
vencimiento de la factura.
- Diferencias entre orden de
compra y factura por proveedor, entre esta última y la orden de pago.
- Cheques no retirados por
proveedores.
- Recibos de proveedores no
aplicados.
- Deudas vencidas impagas por
mucho tiempo.
- Proveedores con saldos inconsistentes
acorde a las operaciones registradas.
- Códigos y/o nombres de
proveedores repetidos.
- Proveedores con datos
compartidos (nombre, domicilio, cuenta bancaria) y distinto código.
- Número de NIT duplicados,
inconsistentes o erróneos.
- Proveedores sin movimiento
por largo tiempo.
- Proveedores con pagos
individualmente inmateriales, pero significativos en su conjunto.
- No se cancelan los
comprobantes (p.e. mediante timbre pagado).
- Facturas de varios
proveedores en un mismo papel, formato y hasta con el mismo pie de
imprenta.
- Cambio de proveedor para
pedidos urgentes.
- Juntar pedidos y hacer
pedidos excesivos y en corto plazo de entrega para beneficiar al que tiene
un acuerdo especial.
- Adquirir bienes o servicios
a sobreprecio beneficiándose el funcionario, incluso en complicidad con
los proveedores.
- Alterar los cheques de la
empresa en valores y/ o beneficiarios a fin de cobrarlos el empleado,
pudiendo actuar en colusión con otros empleados o incluso con los
proveedores.
EJEMPLOS BANDERAS ROJAS GENÉRICAS PARA INVENTARIOS
- Alto nivel de mermas por
tipo de inventario, locación, etc.
- Movimientos de inventarios
duplicados.
- Antigüedad excesiva de
mercadería en tránsito.
- Alta cantidad de ajustes de
inventario por responsable y por proveedor.
- Ajustes negativos
compensados con ajustes positivos.
- Modificaciones a los stocks
mínimos de seguridad.
- Ítems en stock inmovilizados
durante mucho tiempo.
- Ítems con vida útil (antes
de la fecha de vencimiento) inferior a un número de días, definidos por la
organización.
- Programas de inventarios
donde varios usuarios pueden modificar los datos.
- Identificar un mismo ítem
con diferente costo unitario según locación.
- Ítems con variaciones de
costos mayores a un % entre períodos, definidos por la organización.
- Identificar ítems con costo
o cantidades negativas.
- Devoluciones por
ítem/proveedor.
- Frecuencia de compras por
ítem/proveedor.
- Falta de controles de
ingreso y egreso de bienes para reparación.
- Ítems depositados en lugares
de difícil acceso o sitios inusuales que hacen difícil su revisión.
EJEMPLOS BANDERAS ROJAS GENÉRICAS PARA REMUNERACIONES O NÓMINA
- Pagos realizados a empleados
por conceptos distintos a los estipulados para sus remuneraciones.
- Números de NIT duplicados,
inconsistentes o erróneos.
- Empleados con datos
compartidos (nombre, domicilio, NIT) y con distinto número de legajo.
- Ranking de horas extras por
empleado/jefe autorizante, falsificación de carga horaria.
- Ingresos y egresos de personal,
sin autorización adecuada.
- Contratación o ingresos de
personal que fue desafectado o despedido, sin justificación.
- Depósitos de sueldos en
cuentas bancarias a nombre de un beneficiario distinto del empleado.
- Pagos a empleados fantasmas
(funcionarios inventados), sueldos ficticios o duplicados.
EJEMPLOS BANDERAS ROJAS GENÉRICAS PARA TESORERÍA
- Cheques emitidos no
asociados a órdenes de pago.
- Débitos bancarios no
asociados a cheques emitidos.
- Cheques anulados y no
reemitidos, cuando sí correspondía
- Cheques duplicados.
- Facturas en fotocopias sin
certificación de autenticidad (cuando corresponda).
- Ruptura de correlatividad en
la numeración de los cheques.
- Débitos y créditos bancarios
por transferencias inconsistentes.
- Diferencia de caja por
responsable.
- Créditos bancarios por
depósito, no asociados a liquidaciones de tesorería.
- Depósitos directos de
clientes no asociados a recibos.
- Solicitudes de pago de
último momento, sin el suficiente respaldo documental.
- Arreglos especiales con
bancos para transacciones poco claras (giros, préstamos,
- etc.)
- No se revisan los cheques
devueltos para conocer los endosos.
- No hay revisión
independiente de las conciliaciones bancarias.
- No hay revisión
independiente de la cobranza, capital, intereses, cuotas, etc.
- Falta de control de
consistencia en rendiciones de fondos de caja.
EJEMPLOS BANDERAS ROJAS GENÉRICAS PARA MATERIAS RELACIONADAS CON EL
PERSONAL
- Realización de fiestas
costosas y muy frecuentes, en relación con sus ingresos.
- Asistencia frecuente a
sitios o lugares costosos, en relación con sus ingresos.
- Frecuentes demostraciones de
derroche de dinero.
- En general, riqueza y
patrimonio no justificado.
- Grandes cantidades de
efectivo que exceden los beneficios de un empleo.
- Trabajo irregular y patrones
de viaje, en especial a paraísos fiscales.
- Actividades bancarias
sospechosas.
- Falta de trabajo aparente en
periodos de alta demanda para el resto del equipo.
- Utilizar nombres de terceros
para comprar activos.
- Uso excesivo de vehículos
rentados.
- Problemas con el alcohol.
- Problemas de consumo de
drogas.
- Problemas de juego
compulsivo.
- Asociación cercana con
usuarios, proveedores de servicios u otra parte interesada de la
- organización.
- Presión financiera producto
de existencia de deudas personales significativas.
- Trabajo de horas en exceso
fuera del horario regular, sin justificación.
- Empleados que se rehúsan a
tomar vacaciones.
- Personal con historial
delictivo.
- Frecuentemente es renuente a
entregar información NITinaria al auditor.
- Gran centralización de
varias funciones en una misma persona y resistencia a delegar trabajo.
- Jefes que realizan trabajos
de subalternos, sin mayor justificación.
- Comportamiento hostil,
cambio brusco de comportamiento e inestabilidad emocional por situación
financiera.
- Exceso de presión por
estatus social en los grupos donde participa.
- Altos niveles de frustración
con el trabajo, quejas frecuentes en cuanto a nivel salarial, injusticias
cometidas por la organización, etc.
- Excéntrico en la forma que
muestra su riqueza y gasta su dinero.
- Jefe que muestra exceso de
favoritismo entre sus subordinados.
- Efectuar ventas a crédito a
familiares para posteriormente declararlas incobrables.
- Utilización de equipos para
trabajos fuera de horas laborables, sin justificación.
- Adquirir activos
innecesarios para obtener una “comisión” del proveedor.
- Utilizar para beneficio de
familiares activos o recursos de la organización.
- Colocar en la caja chica
vales o cheques sin fecha, con fecha adelantada o con fecha atrasada.
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